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Gestão colaborativa: O Que Fazer Quando se Está Esperando?


09/09/2020

Acredito que esta deva ser uma das perguntas mais digitadas no Google nas últimas semanas, em que o mundo se encontra em uma situação até então inimaginável.

A perturbação diante da diversidade de opiniões conflitantes pode nos levar a um certo desequilíbrio ou confusão mental na ânsia de encontrar respostas, ou até mesmo para elaborar perguntas.
Como gerente de projetos, fiz a mim mesma a pergunta que é título deste texto: o que fazer quando se está esperando?
Resolvi compartilhar com você algumas sugestões, iniciando por buscar a serenidade, através do autoconhecimento, que é fundamental.
Comece desligando todas estas telas a sua volta, busque algo que lhe conduza a um melhor estado de calmaria. Quando alcançar este estado, mãos à obra!
Relacione as suas dúvidas.

Sim, apenas relacione as suas perguntas. Não se preocupe em ordená-las ou respondê-las, apenas anote. Na sequência, categorize-as, por áreas. Agrupe as perguntas relacionadas, por exemplo, em algumas categorias:

– Custos ou Finanças;
– Gestão de Pessoas;
– Comunicação e Marketing;
– Planejamento ou Prazos;
– Aquisições ou Fornecedores;
– Riscos e Aspectos Legais;
– Escopo ou Abrangência (Clientes);
– Qualidade (Produto ou Serviço);
– Processos e Tecnologias;
– Oportunidades.

Agora é a hora de envolver o seu time através de uma gestão colaborativa. Não tome decisões individualmente. Em um universo tão VUCA (Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo), é possível encontrar várias ferramentas para você promover encontros on-line, como alternativa neste momento de isolamento social.

Inclusive isso pode reduzir a ansiedade de seus colaboradores quando estes estiverem sendo envolvidos no projeto. Sim, você pode propor um nome para este movimento em comum: o retorno!

Deixe claro que, enquanto se está esperando, a necessidade de buscar dados e convertê-los em informações só é eficiente se tivermos as perguntas claras. Ou seja, se soubermos ao que precisamos responder.

Você poderá pedir contribuições de perguntas para a sua equipe. Peça que lhe antecipem os questionamentos e inclua-os na pauta. Lembre-se: não existe uma verdade absoluta. Esclareça que cada ponto de vista é a vista de um ponto, e o momento não está para desprezar ideias ou criatividade.

A hora é de encorajar as pessoas que estão com você no dia a dia, que conhecem o seu negócio em vários níveis. Sugiro que você:

– Crie um ambiente inteligente e produtivo nestas reuniões, fazendo uma introdução
agradável;
– Configure uma sistemática ou metodologia para que todos participem. Todas as opiniões são
válidas e é importante ressaltar que não existe certo ou errado;
– Estipule um tempo para a participação individual;
– Eleja um cronometrista e um redator;
– Nesta reunião, esclareça o objetivo ao coletar as percepções e informações que todos tinham
previamente estipuladas como Home Office;
– Ao final, peça ao redator a leitura dos apontamentos;
– Prepare uma fala de encerramento, de gratidão e com otimismo.

Avalie as competências e habilidades de seus colaboradores, dialogue quantas vezes for necessário, priorize as situações usando ferramentas como a Matriz GUT – Gravidade, Urgência e Tendência – ou Análise Swot e construam juntos um Plano de Ação.
Você dará o primeiro passo para uma gestão colaborativa, um novo modelo, que promove o engajamento das pessoas em prol de objetivos em comum.
E quando tudo passar, lembre-se de celebrar com todos aqueles que junto com você mantiveram o comprometimento e o foco para retomar as atividades de uma forma mais consciente.

Por Raquel Schwingel
Educadora Executiva
Escola E3

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